¿Qué documentos contables debes guardar y por cuánto tiempo?: Guía práctica
Llevar una contabilidad ordenada no solo es una buena práctica empresarial: es una obligación legal que puede evitar multas, sanciones e incluso auditorías innecesarias por parte del Servicio de Impuestos Internos (SII).
Si eres dueño de una pyme, emprendedor o contador, entender qué documentos contables debes guardar y durante cuánto tiempo, es fundamental para mantener tu negocio en regla.
En este blog te explicamos, de forma clara y sencilla, la normativa vigente sobre la conservación de documentos contables en Chile, qué papeles debes tener a mano en caso de fiscalización y cómo respaldarlos correctamente para efectos tributarios.
¿Por qué es importante guardar documentos contables?
Los documentos contables respaldan la información financiera y tributaria de tu empresa. Permiten demostrar la veracidad de las operaciones registradas, sustentar los gastos y ventas declaradas, y cumplir con exigencias legales del SII, la Tesorería General de la República y otras entidades fiscalizadoras.
Además, conservar estos documentos es clave en procesos como:
- Auditorías tributarias
- Declaraciones anuales de impuestos
- Solicitudes de devoluciones o franquicias tributarias
- Reclamos o recursos administrativos ante el SII
- Defensa ante litigios contables o tributarios
¿Qué documentos contables debes guardar?
Según la normativa chilena, especialmente el artículo 17 del Código Tributario y diversas resoluciones del SII, estos son los principales documentos que debes conservar como contribuyente:
1. Libros contables obligatorios
- Libro Diario
- Libro Mayor
- Libro de Inventario y Balance
Estos libros deben estar timbrados o llevados electrónicamente, y deben reflejar fielmente la realidad económica de la empresa.
2. Declaraciones tributarias
- Formularios de Renta (Formulario 22)
- Formularios mensuales (Formulario 29 de IVA, F50, F60, entre otros)
- Declaraciones juradas (DJ 1887, DJ 1947, DJ 1835, etc.)
3. Boletas y facturas
- Facturas electrónicas y exentas
- Boletas electrónicas
- Notas de crédito y débito
- Guías de despacho
Aunque hoy la mayoría se emite electrónicamente, es vital mantener respaldos digitales accesibles.
4. Documentos de respaldo de operaciones
- Contratos con proveedores y clientes
- Comprobantes de egreso, ingreso y traspaso
- Liquidaciones de sueldo y contratos de trabajo
- Comprobantes de pagos de cotizaciones previsionales
- Estados de cuenta bancarios
- Registros de honorarios
5. Documentación de activos fijos y depreciación
- Facturas de compra de activos
- Registros de depreciación contable y tributaria
- Tasaciones y valorizaciones
6. Respaldo de gastos aceptados tributariamente
- Comprobantes que justifiquen el gasto según el artículo 31 de la Ley de la Renta
- Documentación adicional exigida por el SII para acreditar ciertos gastos (como viáticos, arriendos, etc.)
¿Por cuánto tiempo debes guardar estos documentos?
En Chile, la regla general establecida por el Artículo 17 del Código Tributario señala que los contribuyentes deben conservar los documentos contables durante al menos seis años contados desde la fecha de vencimiento del plazo legal para presentar la declaración anual de impuestos correspondiente al ejercicio tributario.
En resumen:
- Si declaraste la Renta 2025 en abril de este año, deberás conservar los documentos de ese ejercicio hasta abril de 2030.
Casos especiales donde el plazo puede extenderse:
- Si hay fiscalización o revisión pendiente por parte del SII: se deben conservar mientras dure el proceso.
- Si existen juicios tributarios, recursos o reclamos en curso: los documentos deben mantenerse hasta la resolución definitiva.
- Para efectos laborales (contratos, liquidaciones, cotizaciones): el plazo puede extenderse hasta 5 años o más, según la normativa laboral.
¿Se puede guardar la documentación de forma digital?
¡Sí! La normativa actual permite la digitalización de documentos contables, siempre que se cumplan ciertos requisitos. La Resolución Ex. SII N° 11 del 2003, entre otras, establece que los documentos digitalizados deben:
- Ser fieles al original físico
- Estar disponibles en formato legible y seguro
- Contar con respaldos y copias de seguridad
- Ser accesibles en caso de requerimiento del SII
Además, si eres emisor electrónico, muchos de estos documentos ya quedan automáticamente respaldados en los sistemas del SII y del proveedor de facturación.
💡 Tip Contapapaya: Aun si usas sistemas electrónicos, te recomendamos mantener tus propios respaldos organizados en carpetas digitales, en la nube o en discos externos seguros.
¿Qué pasa si no guardas tus documentos contables?
No conservar adecuadamente los documentos puede tener consecuencias graves para tu empresa, entre ellas:
- Multas del SII: por incumplimiento de deberes formales (Art. 97 N° 1 del Código Tributario)
- Imposibilidad de acreditar gastos tributarios: lo que puede aumentar artificialmente tu base imponible y los impuestos a pagar
- Pérdida de beneficios tributarios: como franquicias, créditos fiscales o devoluciones
- Problemas ante fiscalizaciones laborales o previsionales
Buenas prácticas para la conservación de documentos contables
- Clasifica por año tributario y tipo de documento.
- Utiliza herramientas digitales de respaldo automático.
- Haz auditorías internas periódicas de tus registros.
- Capacita a tu equipo contable en gestión documental.
- Consulta con tu asesor contable ante dudas.
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